Política de Privacidad
Última actualización: octubre de 2026 · Cumplimiento Ley 1581 de 2012
En AkaSuite tomamos en serio la privacidad de sus datos y los de sus estudiantes. Esta política describe qué datos recopilamos, cómo los usamos y cómo los protegemos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Colombia.
1. Responsable del tratamiento
AkaSuite es operada por Eder Julián Álvarez Carrero, persona natural con domicilio en Bucaramanga, Santander (Colombia), quien es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de esta plataforma y del presente sitio web. Para ejercer sus derechos como titular de datos, o para cualquier consulta sobre esta política, puede contactarnos en privacidad@akasuite.com.
2. Marco legal
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. AkaSuite se compromete a tratar los datos personales de acuerdo con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.
3. Datos que recopilamos
A través del formulario de contacto recopilamos: nombre y apellido, cargo, correo electrónico corporativo, nombre de la academia, número de teléfono/WhatsApp, número de sedes y volumen de estudiantes. Adicionalmente, recopilamos de forma automática la dirección IP del solicitante con fines de seguridad y prevención de spam.
4. Finalidad del tratamiento
Los datos recopilados se utilizan exclusivamente para: (a) responder solicitudes de información y demo de la plataforma AkaSuite; (b) coordinar demostraciones comerciales; (c) enviar comunicaciones relacionadas con el servicio solicitado; (d) prevenir el uso fraudulento del formulario de contacto; (e) comunicarnos con usted por WhatsApp en los términos de la sección «Comunicaciones por WhatsApp». No utilizamos los datos para publicidad de terceros ni los compartimos con otras empresas sin su consentimiento.
5. Comunicaciones por WhatsApp
Si usted nos escribe por WhatsApp, o si nos autoriza a contactarlo (por ejemplo, al solicitar una demostración), usaremos su número de WhatsApp y el contenido de la conversación únicamente para responder su consulta, coordinar la demostración y, mientras no se oponga, informarle sobre AkaSuite. La mensajería se presta a través de la WhatsApp Business Platform de Meta Platforms, Inc., que procesa los mensajes conforme a sus propias políticas. Algunas respuestas son redactadas por un asistente virtual con inteligencia artificial, que se identifica como tal en el primer mensaje; para ello el contenido de la conversación es procesado por un proveedor de inteligencia artificial, y usted puede pedir en cualquier momento hablar con una persona del equipo. No le enviaremos mensajes promocionales si usted no ha iniciado la conversación o no ha autorizado el contacto. Puede dejar de recibirlos respondiendo que no desea más mensajes o escribiendo a privacidad@akasuite.com; atenderemos la solicitud sin costo.
6. Eliminación de datos
Para solicitar la supresión de sus datos personales, incluidos el número de WhatsApp y el historial de conversaciones, escriba a privacidad@akasuite.com desde el correo o indicando el número de teléfono asociado, con el asunto «Eliminación de datos». Responderemos dentro de los plazos de la Ley 1581 de 2012 (quince días hábiles para reclamos) y confirmaremos la eliminación, salvo los datos que debamos conservar por obligación legal. Si usted inició sesión en un servicio de Meta con AkaSuite, también puede revocar el acceso desde la configuración de su cuenta de Meta.
7. Tratamiento de datos de estudiantes y colaboradores
Cuando una academia o una empresa contrata AkaSuite, los datos de sus estudiantes o de sus colaboradores (módulo de Recursos Humanos) son tratados por AkaSuite en calidad de encargado del tratamiento, siendo la academia o la empresa el responsable. AkaSuite actúa exclusivamente bajo las instrucciones de la academia y no realiza tratamientos adicionales sobre esos datos. Esos datos se almacenan en servidores de Microsoft Azure con cifrado en reposo y en tránsito.
8. Conservación de los datos
Los datos del formulario de contacto se conservan durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y, en caso de no concretarse una relación contractual, por un máximo de 24 meses. Los datos de estudiantes de academias clientes se conservan durante la vigencia del contrato y por el período adicional exigido por la normativa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
9. Derechos del titular
Como titular de datos personales, usted tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso de sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos; acceder gratuitamente a sus datos. Para ejercer estos derechos escríbanos a privacidad@akasuite.com.
10. Seguridad de los datos
AkaSuite implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Esto incluye cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), cifrado en reposo en Azure, control de acceso por roles, backups automáticos diarios y aislamiento multi-tenant entre clientes.
11. Transferencias internacionales
Los datos pueden ser procesados en servidores ubicados en Estados Unidos (Microsoft Azure) para la prestación del servicio de almacenamiento. Las conversaciones de WhatsApp son procesadas por Meta Platforms, Inc. y, cuando interviene el asistente virtual, por un proveedor de inteligencia artificial con servidores en Estados Unidos. Microsoft cuenta con certificaciones de seguridad internacionales y cumple con los estándares requeridos por la normativa colombiana para transferencias internacionales de datos.
12. Cambios a esta política
AkaSuite se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios serán notificados a los clientes activos por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación. El uso continuado del servicio tras la notificación constituye aceptación de la política actualizada.
¿Preguntas sobre privacidad o ejercicio de derechos?
Superintendencia de Industria y Comercio — ente de control en Colombia
privacidad@akasuite.com